sábado, 1 de octubre de 2011

PRACTICA 2.2.3 Aplicar formato de celdas.

FECHA DE ENTREGA 9/10/11

Formato fuentes celdas.
 Objetivo. Diferenciar y utilizar las distintas opciones de cambio de aspecto de la fuente disponibles en Excel 2007.
 Ejercicio paso a paso.

 1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Crea el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.
 Ahora vamos a cambiar algunos aspectos de la fuente del título:
3 Selecciona el rango A1:A2.
Aunque el texto de la celda A1 ocupe también las celdas B1, C1 y D1, no hace falta seleccionarlas ya que vamos a cambiar el tipo de letra al texto, y éste se encuentra únicamente en la celda A1.
4 Ve a la pestaña Inicio.
5 Haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
6 En el cuadro de diálogo selecciona la pestaña Fuente si no lo estuviese.
7 En el recuadro Fuente nos indicará el tipo de letra que tienen las celdas seleccionadas, haz clic sobre la flecha hacia abajo de la lista de posibles fuentes hasta Times New Roman y haz clic sobre éste para elegirlo.
 Observa en el recuadro Vista previa como nos indica cómo quedará la fuente elegida.
8 En el recuadro Tamaño elige 14 para hacer la letra más grande.
9 En el recuadro Color, haz clic sobre la flecha de la derecha para abrir la lista de colores y elegir el Rojo.
10 Haz clic sobre le botón Aceptar.
Observa el resultado (para comprobar algunos resultados, como el cambio de color, será necesario seleccionar otra celda para que se vea el cambio realizado).
 Ahora vamos a realizar los mismos cambios que antes pero utilizando la Banda de opciones.
11 Selecciona la celda L4.
12 Haz clic sobre la flecha de la derecha del botón   de la pestaña Inicio.
Se abrirá la lista de fuentes.
13 Selecciona la fuente Comic Sans MS, si no se encuentra este tipo de fuente, elige otro.
14 Haz clic sobre la flecha de la derecha del botón  de la Banda de opciones.
15 Selecciona el tamaño 12.
16 Haz clic sobre la flecha de la derecha del botón   de la Banda de opciones.
17 Elige el Azul.
 Vamos a probar más opciones de fuente.
18 Selecciona el rango A5:A14.
19 Ve a la pestaña Inicio.
20 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
21 Si no estamos en la ficha Fuente, haz clic sobre ésta para activarla.
22 En el recuadro Estilo elegir la opción Negrita.
23 Haz clic sobre le botón Aceptar.
Observa el resultado.
 Ahora vamos a realizar el mismo cambio que antes pero utilizando la Banda de opciones.
24 Selecciona el rango B4:K4.
25 Haz clic sobre el botón  de la pestaña Inicio.
 Si ahora nos damos cuenta que el rango A13:A14 no lo queremos en negrita:
26 Selecciona el rango A13:A14.
27 Haz clic sobre el botón  , de la Banda de opciones, que también nos sirve para deseleccionar la opción.
En vez de utilizar el botón de la Banda de opciones, hubiéramos podido elegir la opción Normal del recuadro Estilo del cuadro de diálogo Formato de Celdas.
 Vamos a quitar el color de la celda L4.
28 Selecciona la celda L4.
29 Haz clic sobre la flecha de la derecha del botón   de la Banda de opciones.
30 Elige el Automático.
 Vamos a probar más opciones.
31 Selecciona la celda A2.
32 Ve a la pestaña Inicio.
33 Haz clic sobre la flecha al pie de la sección Fuente.
34 Si no estás en la ficha Fuente, haz clic sobre ésta para activarla.
35 En el recuadro Estilo elegir la opción Cursiva.
36 Haz clic sobre le botón Aceptar.
Observa el resultado.
 Vamos a realizar la misma operación pero utilizando la Banda de opciones.
37 Selecciona la celda A14.
38 Haz clic sobre el botón  
de la pestaña Inicio.
39 Vuelve a hacer clic sobre el botón  
de la Banda de opciones para desactivarlo. Este botón actúa como el de negrita.
40 Selecciona la celda A14, si no lo está ya.
41 Ve a la pestaña Inicio.
42 Haz clic en la flecha que se encuentra en el pie de la sección Fuente.
43 Si no estamos en la ficha Fuente, haz clic sobre ésta para activarla.
44 En el recuadro Subrayado, haz clic sobre la flecha de la derecha para abrir la lista de subrayados.
45 Elige la opción Doble.
46 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado.
47 Selecciona la celda A2.
48 Haz clic sobre el botón   
de la pestaña Inicio.
 Observa el resultado de la operación. Con el botón solamente podemos poner subrayado simple. También nos sirve para quitar el subrayado como los botones de negrita y cursiva.
49 Guarda el libro de trabajo con el mismo nombre que tenía.
50 Cierra el libro de trabajo. Y MANDALO AL CORREO ELECTRONICO.

Formato alineación de celdas
 Objetivo. Diferenciar y utilizar las distintas opciones de cambio de alineación disponibles en Excel2007.

Ejercicio paso a paso.

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Abre el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.
3 Selecciona el rango A5:A12.
4 Selecciona la pestaña Inicio.
5 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
6 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación si no estuviese seleccionada.
7 En el recuadro Horizontal haz clic sobre la flecha hacia abajo de la lista de posibles alineaciones horizontales hasta Derecha y haz clic sobre ésta para elegirla.
8 Haz clic sobre le botón Aceptar.
Observa el resultado.
 Ahora vamos a realizar los mismos cambios que antes pero utilizando la Banda de opciones.
9 Selecciona el rango A5:A12 , si no lo está ya.
10 Haz clic sobre el botón  
  de la Banda de opciones para volver a dejar la alineación izquierda.
11 Haz clic sobre el botón  de la Banda de opciones para volver a la alineación derecha.
12 Selecciona la celda A14.
13 Haz clic sobre el botón  
de la Banda de opciones para centrar el texto dentro de la celda.
 Si en algún momento queremos dejar la alineación que siempre tiene Excel2007 por defecto, en el recuadro Horizontal del cuadro de diálogo Formato de celdas, elige la opción General.
14 Selecciona el rango B4:K4.
15 Ve a la pestaña Inicio.
16 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
17 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación para activarla, sólo si no lo está ya.
18 En el recuadro Orientación haz clic sobre el segundo rombo empezando por arriba de forma que en la parte inferior aparezca 45 grados.
19 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado. Esto no se puede hacer desde la Banda de opciones.
20 Selecciona el rango B4:K4.
21 Ve a la pestaña Inicio.
22 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
23 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación para activarla, sólo si no lo está ya.
24 En el recuadro Vertical haz clic sobre la opción Centrar para que el texto quede centrado respecto a la altura de la celda.
25 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado. Esto tampoco se puede hacer desde la Banda de opciones.
Ahora el título nos interesa que quede centrado pero no dentro de la celda sino respecto del recuadro anterior.
26 Selecciona el rango A1:L2.
27 Ve a la pestaña Inicio.
28 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
29 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación para activarla, sólo si no lo está ya.
30 En el recuadro Horizontal, elige la opción Centrar en la selección.
31 Haz clic sobre le botón Aceptar.
Observa el resultado. Ahora parece que la celda A1 ocupe 11 celdas desde A1 hasta la L1, realmente el contenido se visualiza respecto de estas 11 celdas, pero el texto seguirá escrito en la primera celda A1, para comprobarlo, haz clic sobre la celda A1 y comprueba su contenido desde la barra de fórmulas.
Si lo que queremos es que las celdas se unan en una única celda, utilizaremos la opción Combinar celdas. Lo mismo pasa con el texto de la celda A2.
 Vamos a probar esto último, pero para probarlo vamos a deshacer la última operación realizada.
32 Haz clic sobre el botón  
de la barra de acceso rápido.
Observa como el texto vuelve a su posición inicial.
33 Selecciona el rango A1:L1.
34 Ve a la pestaña Inicio.
35 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
36 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación para activarla, sólo si no lo está ya.
37 En el recuadro Horizontal, elige la opción Centrar.
38 En el recuadro Control del texto haz clic sobre la opción Combinar celdas, para activarla.
39 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa como el texto queda centrado como antes, pero ahora las 11 celdas forman una única. Al situarse sobre cualquier celda aparecerá en la barra de fórmulas el texto para modificarlo.
Esto se puede hacer también utilizando la Banda de opciones. Vamos a probarlo para el texto de la fila 2.
40 Selecciona el rango A2:L2.
41 Haz clic sobre el botón   
de la Banda de opciones.
 Observa el resultado.
42 Guarda el libro de trabajo con el mismo nombre que tenía.
43 Cierra el libro de trabajo, Y MANDALO AL CORREO ELECTRONICO.

Ejercicio paso a paso continuación.
  
Vamos a probar más opciones disponibles en el cuadro de diálogo Formato de celda/Alineación.
1 Empieza un nuevo libro de trabajo.
2 Escribe en la celda A1, Esto es una prueba de alineación.
Como el texto no cabe en la celda A1, ocupará A1, B1 y C1.
3 Selecciona la celda A1.
4 Selecciona la pestaña Inicio.
5 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
6 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación, sólo si no estamos en ella ya.
7 Haz clic sobre la opción Ajustar texto.
8 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado, el texto se ajustará automáticamente a la anchura de la celda, por lo que si el texto es más grande ocupará más de una fila y la fila entera se hará más alta para visualizar todo el texto.
 Ahora vamos a volver a dejar el texto como estaba en un principio. Se podría realizar con el botón Deshacer de la barra de acceso rápido, pero nosotros volveremos a utilizar la banda de opciónes.
9 Selecciona la celda A1, si ésta no lo está ya.
10 Selecciona la pestaña Inicio.
11 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
12 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación, sólo si no estamos en ella ya.
13 Haz clic sobre la opción Ajustar texto, para desactivarla.
14 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa como el texto vuelve a su alineación inicial.
15 Selecciona la celda A1, si ésta no lo está ya.
16 Selecciona la pestaña Inicio.
17 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
18 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación, sólo si no estamos en ella ya.
19 Haz clic sobre la opción Reducir hasta ajustar.
20 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa como el texto se hace más pequeño para que quepa en la celda, pero se ha hecho tan pequeño que ahora no se distingue lo que hay escrito en la celda.
21 Selecciona la celda A1, si ésta no lo está ya.
22 Selecciona la pestaña Inicio.
23 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
24 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación, sólo si no estamos en ella ya.
25 Haz clic sobre la opción Reducir hasta ajustar, para desactivarla.
26 Haz clic sobre le botón Aceptar.
El texto volverá a su alineación anterior.
 Ahora vamos a probar la combinación de celdas.
27 Escribe en la celda A4, Combinar.
28 Selecciona el rango A4:B5.
29 Selecciona la pestaña Inicio.
30 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
31 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación, sólo si no estamos en ella ya.
32 Haz clic sobre la opción Combinar celdas.
33 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado. Ahora las cuatro celdas del rango forman una única celda.
34 Selecciona la celda si ésta no lo está ya.
35 Selecciona la pestaña Inicio.
36 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Alineación.
37 Haz clic sobre la ficha o pestaña Alineación, sólo si no estamos en ella ya.
38 En el recuadro Vertical, elige la opción Centrar.
39 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa como el texto queda centrado respecto a la altura de la celda.
Si ahora queremos quitar la alineación central horizontal...
40 Selecciona la celda si no lo está ya.
41 Haz clic sobre el botón   de la Banda de opciones para quitar la alineación al centro del texto dentro de la celda.
42 Cierra el libro de trabajo guardando con el nombre de PRACTICA ALINEACION, Y MANDALO AL CORREO ELECTRONICO.

Formato celdas relleno.
 Objetivo. Diferenciar y utilizar las distintas opciones de cambio de rellenos disponibles en Excel2007.

Ejercicio paso a paso.
            1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Abre el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.
3 Selecciona el rango A1:L2.
4 Selecciona la pestaña Inicio.
5 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
6 Haz clic sobre la ficha o pestaña Relleno.
7 En el recuadro Color de fondo haz clic sobre el color Azul claro.
 Observa como en el recuadro Muestra nos indica cómo quedará el fondo elegido.
8 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado, para que se vea mejor haz clic sobre cualquier celda de forma que se quite la selección anterior.
9 Selecciona el rango B4:G4.
10 Selecciona la pestaña Inicio.
11 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
12 Haz clic sobre la ficha o pestaña Relleno, si ésta no se encuentra activada ya.
13 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Estilo de trama para abrir la lista de tipos de tramas.
14 Elige el tipo de pocos puntos Atenuado 6,25%, si sitúas el puntero del ratón sobre un tipo de trama y esperas un poco aparecerá una etiqueta con el nombre de la trama.
 También podemos elegir el color de los puntos de la trama.
15 Haz clic sobre la flecha de la derecha del recuadro Color de trama para abrir la lista de tramas.
16 Elige el color Rojo.
 Si lo que quieres es cambiar el color de fondo:
17 En el recuadro Color hacer clic sobre el color Azul claro.
18 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 Observa el resultado, para que se vea mejor hacer clic sobre cualquier celda de forma que se quite la selección anterior.
Ahora vamos a quitar el sombreado (la trama) anterior utilizando el menú.
19 Selecciona el rango B4:G4.
20 Selecciona la pestaña Inicio.
21 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Fuente.
22 Haz clic sobre la ficha o pestaña Relleno, si ésta no se encuentra activada ya.
23 En el recuadro Estilo de trama elegir la opción Sin color.
24 Haz clic sobre le botón Aceptar.
 También podemos sombrear celdas desde la Banda de opciones, pero únicamente con un color de fondo.
25 Selecciona el rango A5:A12.
26 Haz clic sobre la flecha de la derecha del botón   de la Banda de opciones para elegir el color de fondo.
27 Haz clic sobre el color Rojo.
 Observa el resultado.
Para quitar un sombreado desde la barra de herramientas.
28 Selecciona el rango A5:A12, si éste no se encuentra seleccionado ya.
29 Haz clic sobre la flecha de la derecha del botón  
  de la Banda de opciones para elegir el color de fondo.
30 Haz clic sobre la opción Sin relleno.
 Observa el resultado.
31 Guarda el libro de trabajo con el mismo nombre que tenía.
32 Cierra el libro de trabajo. Y MANDALO AL CORREO ELECTRONICO.

Formato de celdas número.
 Objetivo. Diferenciar y utilizar las distintas opciones de cambio de aspecto de los números disponibles en Excel 2007.

Ejercicio paso a paso.
  
1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Abre el libro de trabajo Venta frutas de la carpeta Mis documentos del disco duro.
 Vamos a empezar por visualizar los kilos vendidos con 2 decimales.
3 Selecciona el rango B5:K12.
4 Selecciona la pestaña Inicio.
5 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Número.
6 Haz clic sobre la ficha o pestaña Número, si ésta no se encuentra ya activada.
7 Haz clic en la opción Número.
En la parte de la derecha aparecerán más opciones.
8 En el recuadro Posiciones decimales, hacer clic sobre la flecha hacia arriba hasta que ponga 2 (para 2 decimales). También se podría escribir directamente en el recuadro.
9 Haz clic sobre el botón Aceptar.
Aunque todo el rango se vea con 2 decimales, realmente el contenido de la celda seguirá como antes, sólo hemos cambiado la forma de visualizar la celda.
 Ahora vamos a poner el separador de miles a la columna de €.
10 Selecciona el rango J5:J12.
11 Selecciona la pestaña Inicio.
12 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Número.
13 Haz clic sobre la ficha o pestaña Número, si ésta no se encuentra ya activada.
14 Haz clic en la opción Número del recuadro Categoría.
15 Activar la casilla Usar separador miles haciendo clic sobre ésta.
16 Haz clic sobre el botón Aceptar.
 Ahora vamos a hacer que en la última celda nos ponga el símbolo monetario €.
17 Selecciona el rango L5:L12.
18 Selecciona la pestaña Inicio.
19 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Número.
20 Haz clic sobre la ficha o pestaña Número, si ésta no se encuentra ya activada.
21 En el recuadro Categoría haz clic en la opción Moneda.
 Observa como las opciones de esta categoría son 2 decimales y símbolo €. (Si no estuviesen activadas estas opciones, actívalas).
22 En el recuadro Posiciones decimales, hacer clic sobre la flecha hacia arriba hasta que ponga 2 (para 2 decimales), si no lo estuviese.
SI no estuviese el símbolo monetario €, elígelo.
23 Haz clic sobre el botón Aceptar.
 Observa el resultado.
El símbolo Porcentaje (%) también es un formato o aspecto de los números.
24 Selecciona la celda B14.
25 Selecciona la pestaña Inicio.
26 Haz clic en la flecha que se encuentra al pie de la sección Número.
27 Haz clic sobre la ficha o pestaña Número, si ésta no se encuentra ya activada.
 Observa como en el recuadro Categoría aparece seleccionada la opción Porcentaje, con las opciones de 0 decimales que se podría cambiar.
28 del recuadro Categoría haz clic en la opción General.
29 Haz clic sobre el botón Aceptar.
 También podemos cambiar algunas opciones desde la Banda de opciones, pero es aconsejable saber utilizar el menú ya que algunas opciones nos podrían modificar alineaciones y resultar complicado algún posible cambio. Vamos a probarlo para el formato porcentaje. Si no te aparece algún botón en la Banda de opciones, despliega la flechita que verás a la derecha de la Banda de opciones puede que el botón que buscas esté ahí.
30 Selecciona la celda B14 , si no lo está ya.
31 Haz clic sobre el botón   de la Banda de opciones.
 Observa el resultado.
32 Guardar el libro de trabajo con el mismo nombre que tenía.
33 Cerrar el libro de trabajo. Y MANDALO AL CORREO ELECTRONICO.

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domingo, 18 de septiembre de 2011

2.1.3 Tipos y errores de datos

TIPOS DE DATOS
Valores Constantes.

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

 NÚMEROS
  • Para introducir números puedes incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . €.
  • Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).
  • Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.
  • El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).
  • Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.
  • Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.
  • Si al finalizar un número se escribe €, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.
  • Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.
  • Si introduces fracciones tales como 1/4 , 6/89 , debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.
  • Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica.
  • Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.


 FECHA U HORA
  • Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.
  • Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.
  • Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:
1/12/99        1-12-99                    2:30 PM            
14:30           1/12/99 14:30          12/07/2031

 TEXTO
  • Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora.
  • Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.
  • Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.
  • El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

ERRORES EN LOS DATOS

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.

 Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá el aspecto que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar utilizando el botón No.

 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:.

Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como  que nos permitirá saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.

Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de la esquina de la celda.

 Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:

##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se interceptan.

También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo en la esquina superior izquierda tal como:

Este símbolo se utilizará como hemos visto antes.


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PRACTICA 2.1.3 Tipos y errores de datos

Empezaremos por trabajar con valores constantes.

1 Si no tienes abierto Excel2007, ábrelo para realizar el ejercicio.
2 Sitúate en la celda A1 y escribe 1995
3 Pulsa la tecla INTRO
Este es un dato de tipo número, y por defecto Excel lo alinea a la derecha.
4 Sitúate en la celda A2 y escribe 1.995 y pulsa la tecla INTRO
Los números se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel también lo alinea a la derecha.
5 Sitúate en la celda A3 y escribe 1995,12
6 Pulsa FLECHA ABAJO
Excel por defecto admite como símbolo decimal la coma "," y sus reglas corresponden a las de cualquier número decimal. Observa también que al pulsar FLECHA ABAJO como con la tecla INTRO, se introducirá el valor de A3 y automáticamente el cursor se posicionará en la celda inferior.
7 Escribe 12345678901234 en la celda A4
8 Pulsa FLECHA ABAJO
Si el número no cabe en la celda, Excel lo visualizará con formato Exponencial, aparecerá 1,23457E+13 que equivale a 1,234567*1013.
9 Escribe -2950 en la celda A5
10 Pulsa INTRO
Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numérico.
11 Sitúate en la celda A6 y escribe (2950)
12 Pulsa INTRO
Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y lo modificará por -2950 tanto en la celda como en la Barra de Fórmulas.
13 Sitúate en la celda A7 y escribe 12%
14 Pulsa INTRO
Excel también nos permite introducir un número como un porcentaje, realmente 12% equivale a 0,12.
15 Sitúate en la celda A8 y escribe 12,7%
16 Pulsa INTRO
Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos dígitos para los decimales.
17 Sitúate en la celda A9 y escribe 1200€
18 Pulsa INTRO
Excel visualizará en la celda el valor tal como se introdujo, añadiendo el punto de los miles, pero en la Barra de Fórmulas el valor será 1200, recuerda que para comprobar el valor en la Barra de Fórmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de fórmulas. El símbolo monetario (€) deberá escribirse correctamente, sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo alineará a la izquierda.
19 Sitúate en la celda A10 y escribe 12/12
20 Pulsa INTRO
Queríamos introducir la fracción 12/12; Excel lo ha tomado como una fecha y visualiza la fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que colocar delante un 0 y un espacio en blanco. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un texto.
Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre la celda a modificar e introducir el nuevo valor
21 Sin moverse de celda, escribe 0 12/12
22 Pulsa INTRO
Excel calcula automáticamente el valor de la fracción. Si el resultado de la fracción corresponde a un número entero, Excel coloca dicho valor en la celda y en la Barra de Fórmulas.
23 Sitúate en la celda A11 y escribe 0 1/3
24 Pulsa INTRO
Excel escribirá en la celda la fracción (1/3), pero en la Barra de Fórmulas aparecerá el resultado final de la fracción (0,333333333333).
25 Sitúate en la celda A12 y escribe 0 12/24
26 Pulsa INTRO
En caso de poder simplificar la fracción, Excel lo hará automáticamente para visualizarla en la celda, es decir, en la celda colocará la fracción simplificada (1/2) y en la Barra de Fórmulas, el resultado de la fracción (0,5).
27 Sitúate en la celda B1 y escribe 1/1/1900
28 Pulsa la tecla INTRO
Este es un dato de tipo fecha. Verás que al introducirlo en la celda se alineará también a la derecha, como los números.
29 Sitúate en la celda B2 y escribe 12-12-1900
30 Pulsa INTRO
Verás que al introducirlo en la celda, por defecto le asignará como formato dd/mm/aa, es decir, dos dígitos para el día, dos para el mes y dos para el año, todos ellos separados por la barra inclinada.
31 Sitúate en la celda B3 y escribe 1/1/2000
32 Pulsa INTRO
Parece que Excel no distinga entre los años de siglo distintos con el formato de fechas asignado por defecto, pero más adelante veremos que sí los distingue, es solamente un efecto de visualización, ya que si observas la Barra de Fórmulas, verás como el contenido real sigue siendo 1/1/2000.
33 Sitúate en la celda B4 y escribe 12/13/1994
34 Pulsa INTRO
Como no existe el mes 13, Excel introduce la fecha como si fuese un texto, no una fecha, por esto lo alinea a la izquierda.
35 Sitúate en la celda B5 y escribe 30-02-1994
36 Pulsa INTRO
Al ser una fecha errónea, Excel lo introduce también como un texto.
37 Sitúate en la celda B6 y escribe 12-MAYO
38 Pulsa INTRO
Excel colocará en la celda la fecha introducida pero usando únicamente los tres primeros caracteres del mes. Y en la Barra de Fórmulas colocará la fecha con el formato dd-mm-aaaa tomando como año el del sistema del ordenador.
39 Sitúate en la celda B7 y escribe 12-mayo-1995
40 Pulsa INTRO
En la celda aparecerá la fecha introducida con dos dígitos para el día, los tres primeros caracteres para el mes y dos para el año.
41 Sitúate en la celda B8 y escribe mayo-1995
42 Pulsa INTRO
En la celda aparecerá los tres primeros caracteres del mes y dos para el año, y en la Barra de Fórmulas aparecerá la fecha introducida tomando como día el 1.
43 Sitúate en la celda C1 y escribe 0:0
44 Pulsa INTRO
Este es un dato de tipo hora. También se alinea automáticamente a la derecha.
45 Sitúate en la celda C2 y escribe 12:30:12
46 Pulsa INTRO
47 Sitúate en la celda C3 y escribe 22:12
48 Pulsa INTRO
49 Sitúate en la celda C4 y escribe 10 pm
50 Pulsa INTRO
En la celda aparecerá 10:00 pm, pero en la Barra de Fórmulas aparecerá la hora con el formato 22:00:00.
51 Sitúate en la celda C5 y escribe 10AM
52 Pulsa INTRO
Cuidado, si no dejamos el espacio entre la hora y el símbolo, Excel lo tomará como un texto.
53 Estando situado en la celda C5, Escribe 10 Am
54 Pulsa INTRO
55 Sitúate en la celda C7 y escribe 1/1/95 1:1
56 Pulsa INTRO
Verás como Excel también admite la introducción de una fecha y hora simultáneamente, si no cabe en la celda la columna se ampliará automáticamente.
57 Sitúate en la celda C8 y escribe 12/12/95 12:30
58 Pulsa INTRO
59 Sitúate en la celda D1 y escribe Casa
60 Pulsa INTRO
Este es un dato de tipo texto que Excel alinea automáticamente a la izquierda.
61 Sitúate en la celda D2 y escribe La Hoja de Cálculo Excel
62 Pulsa INTRO
Al introducir el texto verás como en la Hoja ocupa más de una celda, la D2 y la E2. Los datos tipo texto pueden ocupar más de una celda en la Hoja mientras no se escriba nada en las celdas que ocupa.
63 Sitúate en la celda E2 y escribe Hombre
64 Pulsa INTRO
Parece que se borre parte del texto de la celda D2, pero no es cierto, lo que ocurre es que el contenido de E2 oculta parte del texto de D2 pero no lo borra. Si nos situamos sobre la celda D2 y observamos su contenido en la Barra de Fórmulas, veremos como no se ha borrado. Para solucionar dicho problema bastará con ampliar la anchura de la celda D2, pero esto lo veremos más adelante.
65 Sitúate en la celda D3 y escribe grande
66 Pulsa FLECHA ABAJO
El cursor se moverá automáticamente a la celda inferior D4.
67 Escribe La Hoja de Cálculo Excel que vamos a estudiar corresponde a la versión 2007 en la celda D4.
68 Pulsa la tecla INTRO
Observa como el texto introducido ocupa varias celdas en la Hoja aunque el texto realmente permanece en la celda D4.

 Ahora vamos a practicar la introducción de fórmulas.
1 Haz clic sobre la pestaña de la Hoja2.
2 Sitúate sobre la celda A1 y escribe =1200+12, para sumar 12 a 1200.
3 Pulsa FLECHA ABAJO
No olvides empezar siempre una fórmula con el signo "="
Observarás como en la celda aparece el resultado de la fórmula u operación anterior, pero que en la Barra de Fórmulas aparece la fórmula introducida.
4 Escribe =11-10 en la celda A2, para restar 10 de 11.
5 Escribe =13*2 en la celda A3, para multiplicar 13 por 2.
6 Escribe =24/2 en la celda A4, para dividir 24 entre 2.
7 Escribe =10^2 en la celda A5, para realizar la operación 10 elevado a 2. Si no sale el símbolo ^ al pulsar su tecla, no pasa nada cuando pulses el siguiente carácter saldrá el símbolo.
Ahora vamos a utilizar referencias o otras celdas y operadores aritméticos.
Queremos que en la celda B1 Excel nos realice la suma del contenido de la celda A1 y A2.
8 Escribe =A1+A2 en la celda B1.
Al introducir la fórmula anterior observarás como en la celda aparece el resultado de la operación anterior, pero en la Barra de Fórmulas aparece la fórmula introducida. De esta forma si modificamos el valor de la celda A1 y/o A2, Excel recalculará automáticamente las fórmulas que contengan referencias a las celdas modificadas.
9 Sitúate en la celda A1.
10 Escribe 1000
11 Pulsa INTRO
Observa como el resultado de la celda B1 se modifica también.
Ahora utilizaremos referencias a otras celdas y operadores de texto.
8 Escribe La en la celda E1.
9 Escribe casa en la celda E2.
Queremos escribir en la celda E3 la concatenación del contenido de la celda E1 y E2.
10 Escribe =C1:C2 en la celda E3.
Observa como aparece la concatenación del contenido de las dos celdas mencionadas. Resultaría mejor si dejáramos un espacio en blanco entre las dos celdas.
11 Escribe =C1&" "&C2 en la celda E4.
12 Escribe =C1&" gran "&C2 en la celda E5.
También se pueden concatenar con valores numéricos.
13 Escribe =C2&A4 en la celda E7.
14 Escribe =C1&12 en la celda E8.
Pasaremos a estudiar los operadores relacionales.
15 Escribe =10>12 en la celda F3.
Excel nos devolverá el valor VERDADERO si es cierta la comparación o el valor FALSO en caso contrario. En nuestro ejemplo, le preguntamos si el valor 10 es mayor que el valor 12, lo cual es Falso. Éste será el valor que aparecerá en la celda.
15 Escribe =A1>1 en la celda F4.
El resultado será cierto ya que el contenido de A1 (1000) es mayor que 1, en la celda aparecerá el valor Verdadero (Se ampliará la columna automáticamente para que quepa en la celda).
16 Escribe =A1=A4 en la celda F5.
Excel comprobará si el valor de la celda A1 (1000) es igual al valor de la celda A4 (12), lo cual es falso.
Ahora estudiaremos algunas funciones predefinidas de Excel.
Queremos escribir en la celda D1, el valor 10,123 redondeado con 1 decimal. Para ello Excel dispone de una función llamada Redondear cuyos parámetros son: primero el número a redondear, un punto y coma (como separador de parámetros) y por fin el número de decimales deseados en el redondeo.
17 Escribe =redondear(10,123;1) en la celda D1.
Observa como en la celda D1 aparece el resultado deseado.
También se pueden utilizar referencias a otras celdas.
18 Escribe 10,123 en la celda D2.
19 Escribe =REDONDEAR(D2;1) en la celda D3.
Observa como el resultado es idéntico al de la celda D1.
Ahora queremos sumar el contenido de la celdas A1,A2 y A3.
20 Sitúate en la celda A7.
21 Escribe =A1+A2+A3
22 Pulsa FLECHA ABAJO
Otra forma consiste en utilizar la función SUMA de Excel, la cual utiliza muchas veces operadores de referencia (para indicar un conjunto de celdas).
23 Escribe =SUMA(A1:A3) en la celda A8.
Lo cual quiere decir que se van a sumar los contenidos del conjunto de celdas empezando por A1 y terminando con A3 (A1,A2,A3).
24 Pulsa FLECHA ABAJO.
25 Escribe =SUMA(A1:A4;A7) en la celda A11.
Esto equivale a realizar la operación =A1+A2+A3+A4+A7.
26 Pulsa FLECHA ABAJO.
27 Escribe =SUMA(A1:D3) en la celda A12.
Esto equivale a realizar la operación =A1+A2+A3+B1+B2+B3+C1+C2+C3+D1+D2D3.
28 Cierra el libro sin guardar los cambios, es decir:
Haz clic sobre el botón Cerrar  de la barra de menú.
Nos preguntará si queremos guardar los cambios realizados (esto se explicará en el tema siguiente).
Haz clic sobre el botón No.
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